******************

Asia: Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7 hallituksen kokous, joka pidetään etäkokouksena, sähköpostin välityksellä

Aika:

• Kokous avataan/alkaa: esim. maanantaina 1.7.2013, klo 10
• Kokous päättyy: esim. viimeistään perjantaina 5.7. Klo 18 (ellei asioita saada aikaisemmin päätettyä)

Kutsutut:

• hallituksen jäsenet
• isännöitsijä
• tarvittaessa voidaan kutsua: tekninen isännöitsijä tai muu asiantuntija niiden varsinaisten kokousasioiden osalta, jotka koskevat kiinteistön korjauksia tai huoltoa
• tarvittaessa voidaan kutsua: edellisen hallituksen puheenjohtaja tai muu osakas, jolla on asiantuntija-/erityisnäkemystä esityslistalla olevasta varsinaisesta asiasta

ASIAT:

1§ KOKOUKSEN AVAUS

Puheenjohtaja avaa kokouksen lähettämällä kutsutuille sähköposti ilmoituksen kokouksen avaamisesta: "Tämä sähköposti on ilmoitus Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7 hallituksen sähköpostikokouksen avaamisesta: kokous on avattu. Pyydän ilmoittamaan osallistutko kokoukseen, vaiko et osallistu, sekä mahdolliset ehdotuksesi kokousasioiden osalta."

2§ KOKOUKSEN LÄSNÄOLIJOIDEN, KOOLLEKUTSUN, SEKÄ LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN

LÄSNÄOLIJAT

Todetaan kokouksen läsnäolijat. Kokoukseen osallistuva vahvistaa läsnäolonsa kokoukseen vastaamalla saamaansa "kokouksen avaus" sähköpostiin, tai kokouskutsu-sähköpostiin, jonka sisältö oli esityslistamuotoinen kokouskutsu, että osallistuu ko. sähköpostikokoukseen.

KOKOUSKUTSUT/KOOLLEKUTSUT

Kokouskutsut todettaneen toimitetuksi. Kokouskutsujen osalta voidaan todeta erityisiä asioita, mikäli sellaisia on, esim. että joku ei ole saanut kokouskutsua tms.

KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus todettaneen, ellei ole erityistä syytä todeta toisin. Erityiset syyt tulee kirjata pöytäkirjaan. Epäselvässä tilanteessa kokouksen laillisuudesta kommenttia voidaan pyytää esim. isännöitsijältä.

Joskus voi käydä niin, että kokous on laillinen, mutta ei päätösvaltainen: esim. kun kokouskutsut on toimitettu hyvän hallintotavan ja lain sääntöjen mukaisesti, mutta kokoukseen ei osallistu riittävä määrä hallituksen jäseniä. Tällaisessa tilanteessa kokous voidaan pitää rajoitetusti, tarkoittaen että asioista voidaan keskustella, mutta mikäli päätöksiä halutaan tehdä, tulee niille saada todistettavasti hyväksynnät kokouksen ulkopuolisilta hallitusjäseniltä. Nämä hyväksynnät voidaan kyseisen kokouksen päätöksestä pyytää kokouksen jälkeen. Yksi vaihtoehto on myös tiedustella kokouksen ulkopuolisen kantaa päätösehdotukseen kokouksen aikana, esim. puhelimitse. Tämä ei ehkä ole täysin hyvän hallintotavan mukaista, mutta ainakin pienempien asioiden osalta niin voidaan tarvittaessa toimia.

3§ KOKOUSAJANKOHDAN JA KOKOUSKÄYTÄNNÖN/TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

KOKOUSAJANKOHDAN HYVÄKSYMINEN

Kokouskutsussa ilmoitettu kokoontumisajankohta hyväksyttäneen, ellei ole erityistä syytä muuttaa kokousajankohtaa.

KOKOUSKÄYTÄNNÖN/TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

Kokouskäytäntänä on sähköpostikokous, jonka yleinen työjärjestys on esitetty tämän linkin takaa avautuvalla nettisivulla. Kokouskäytäntöä ja työjärjestystä voidaan ainoastaan erityisestä syystä muuttaa.

4§ ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN

Puheenjohtajan esitys

• esityslista hyväksyttäneen, ellei sitä pyydetä muuttamaan
• Muutospyynnöt tulee ilmoittaa sähköpostitse puheenjohtajalle ennen kuin ensimmäisestä varsinaista kokousasiaa ollaan päättämässä.

VARSINAISET KOKOUSASIAT:

5§ VARSINAINEN KOKOUSASIA 1:

5.1 TILANNEKUVAN ESITTELY JA VAHVISTAMINEN:

5.2 KOKOUKSESSA TEHDYT LISÄYKSET TILANNEKUVAAN:

5.3 TOIMINNALLISET PÄÄTÖKSET KO. ASIAN OSALTA TÄSSÄ KOKOUKSESSA:

Puheenjohtajan (kokouskutsun esityslistassa ilmoittama) alustava ehdotus asian päätökseksi:

6§ VARSINAINEN KOKOUSASIA 2:

6.1 TILANNEKUVAN ESITTELY JA VAHVISTAMINEN:

6.2 KOKOUKSESSA TEHDYT LISÄYKSET TILANNEKUVAAN:

6.3 TOIMINNALLISET PÄÄTÖKSET KO. ASIAN OSALTA TÄSSÄ KOKOUKSESSA:

Puheenjohtajan (kokouskutsun esityslistassa ilmoittama) alustava ehdotus asian päätökseksi:

VARSINAISTEN KOKOUSASIOIDEN JÄLKEEN:

7. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

Puheenjohtaja ilmoittaa kokouksen päättymisen.

Lähtökohtaisesti kokous päättyy vahvistetetun esityslistan mukaisena ajankohtana ellei kokouksessa olla toisin sovittu.