Tätä sivua on päivitetty: 9.12.2013 klo 13.30

Sivu on avattu alunperin: 10.7.2013

TÄMÄ SIVU ON TYÖNALLLA. Sivua päivitetään siten, että sen sisältö vastaa mahdollisia seuraavan hallituksen kokouksen esityslistassa olevia varsinaisia asioita.

Ala- ja rinnakkaissivuja on voitu avata ja päivittää muulloin.

Kaikki kommentit ovat tervetulleita ja ne voi toimittaa kotisivujen päivittäjälle.

OIKEUDELLINEN HUOMAUTUS

• Tiedot saattavat olla vanhentuneita tai epähuomiosta virheellisiä. Tarvittaessa tarkista oikeat ja ajankohtaiset tiedot siltä jolle asia kuuluu, ensisijaisesti hallinnolliselta isännöitsijältä tai tekniseltä isännöitsijältä, muutoin esim. taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalta, tai turvallisuusasioissa esim. turvallisuusvastaavalta mikäli sellainen on valittu .
• Kopiointi oikeudet / Copyrights: Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7

*********************************

1. PÄÄTETTÄVÄKSI TARKOITETUT ASIAT, JOIDEN KÄSITTELYÄ EI SUOSITELLA LYKÄTTÄVÄN

1. Isännöitsijän laatimien 2013 tilinpäätöksen ja sen osana 2013 talousarvion toteutumisen, sekä 2014 toimintasuunnitelma- ja talousarvioesityksen tarkastaminen.
2. Märkätilojen korjaushistoria-, -tarve-, ja -aikataulusuositus-taulukon päivittäminen, tarvittaessa.
3. Märkätilojen kunnossapitoa koskevan ohjeistuksen, kph-kortin, päivitysversion (joka oli hallituksen syksyllä 2012 Suomen Kiinteistöliiton rakennunsinöörillä tarkastama) juridinen konsultointi/tarkastus, tai ko. ohjeistuksen päivittämisen jatkaminen hallituksessa. Kiinteistöliitto Uusimaa (johon taloyhtiömme kuuluu) on jättänyt 3.9.2013 tarjouksen kph-kortin päivitysversion juridisesta konsultoinnista. Hallituksen puheenjohtaja oli syyskuun 2013 alkupuolella ilmoittanut hallitukselle, että tarjouksen käsittelyä hallituksessa lykätään (jos se sopii kaikille hallituksen jäsenille) kunnes tekniseltä isännöitsijältä saadaan päivitetty märkätilojen (kph+s) korjaushistoria-, -tarve-, ja -aikataulusuositus-taulukko, tämä taulukko käsiteltiin hallituksen kokouksessa 14/2013, 25.11.2013. Kph-kortti-asiaa ei ennätetty käsitellä 14/2013 kokouksessa, joten sen asian hoito on lykkääntynyt seuraavaan hallituksen kokoukseen. Kph-kortin päivitysversion osalta todettaneen, että isännöitsijä oli hallituksen kokoukselle 12/2013 kohdassa 6§ ilmoittanut, että kph-kortin päivitetyn version (jota yhtiökokous ei ole vielä käsitellyt), ja aikaisemman yhtiökokouksen vuonna 2009 version välillä ei ole niin olennaisia eroja, etteikö hallituksella olisi päätäntävalta käyttää kph-kortin päivitysversiota jo nyt. Sitä onkin jo käytetty muutamien märkätilojen korjausten osalta, ja myös 2012 hallitus oli käyttänyt. Mm. tästä johtuen kph-kortin päivitysversion juridista tarkastamista on katsottu voitavan lykätä ainakin siihen asti kunnes hallitus on käsitellyt märkätilojen (kph+s) korjaushistoria-, -tarve-, ja -aikataulusuositus-taulukon, ja mahdollisesti jopa laatinut märkätilojen pitkäntähtäimen korjaussuunnitelman (M-PTS).
4. Märkätilojen vuosikunnossapito-ohjelman 2014 (M-VKO 2014) luonnostelu/päivittäminen, tarvittaessa. Päivittämistä ei välttämättä tarvita, jos hallitus katsoo, että M-VKO 2014 asiakirjaa ei ylipäätään tarvita märkätilojen kunnossapidon sopimushallinnan ja korjausten organisoimisen suunnitteluun ja hallinnointiin, kuten oli alustavasti puhetta 14/2013 hallituksen kokouksessa 25.11.2013. Kyseinen asiakirja on tarkoitettu lähinnä taloyhtiön toiminnallisen johdon (isännöitsijä ja hallitus) käyttöön, sitä tarkoitusta ajatellen, että se auttaisi taloushallinnollisesti hahmottamaan ja organisoimaan tilikauden aikana tehtäviä märkätilakorjauksia ja sitä miten taloyhtiö on niissä osallinen ja millä perustein.
5. Märkätilojen taloyhtiölähtöisen kunnossapidon pitkäntähtäimen suunnitelma M-PTS 2014-2019/2020. Kyseisen asiakirjan työstämisen jatkaminen ei ole välttämätöntä, jos hallitus katsoo, että tällaista asiakirjaa ei ylipäätään tarvita märkätilojen kunnossapidon suunnitteluun ja hallinnointiin.
   
6. Ikkunapokien sekä parveke- ja terassiovien ulkopuolisten puuosien huoltomaalauksen suunnittelu: tekniseltä isännöitsijältä hallituksen kokouksen 3.6.2013 päätöksen mukaisesti tilatun huolto-/korjaustarve kartoitusaportin läpikäyminen ja jatkotoimenpiteistä päättäminen. Ko. kuntokartoitusraportti on valmistunut ja toimitettu hallitukselle 18.9.2013. Hallituksen puheenjohtaja, tekninen isännöitsijä ja isännöitsijä valmistelevat ko. korjaushankesuunnittelu-asiaa hallituksen kokousta varten.
7. Radon-jatkomittaukset, joiden tilaamisesta 3.6.2013 hallituksen kokous päätti. (Päätettiin valtuuttaa tekninen isännöitsijä tilaamaan ko. mittaukset syksyllä 2013), ja joista todettiin 25.11.2013 hallituksen kokouksessa, että kyseisiä mittauksia tehdään talvella 2013-2014. Lähinnä mittaustulosten käsittely, kun tulokset saadaan. Ajankohta-arvio tulosten saamiselle on kevät 2014.
8. Tilikauden 2014 vuosikorjausohjelman luonnostelu, mikäli hallitus katsoo, että tällaista asiakirjaa tarvitaan.
9. Pelastussuunnitelman tarkastaminen turvallisuustiimin jäsenillä, sisäisten turvallisuusvastaavien kouluttaminen, sekä turvallisuustarkastuksen pitäminen esim. keväällä-kesällä 2014. Turvallisuustarkastus tarkoittaisi mm. pelastussuunnitelmassa mainittujen pelastustoimen tilojen, alueiden, teiden ja välineiden (kiinteistön suojeluvälineistön) tarkastamista. 25.11.2013 hallituksen kokous päätti, että turvallisuus- ja pelastustoimen asioihin palataan kun 10.12.2013 asukaskokous on pidetty, ja kun turvallisuustiimiin on saatu valittua jäseniä. Aikaisempi asian hoidon historia on seuraava: 11/2013 hallituksen kokous päätti pyytää tarjouksia ko. asioiden selvittämiseksi suoritettavasta turvallisuuskatselmuksesta ja puutteiden ylöskirjaamisesta, tarjoukset pyydetään mm. tekniseltä isännöitsijältä, että huoltoyhtiöltä. Turvallisuustarkastusajankohdan toivotaan olevan joko talvella 2013-2014, tai viimeistään kuitenkin keväällä-kesällä 2014. Valtuutettiin isännöitsijä tilaamaan ko. tarjoukset. Ko. tarjousten tilaamisesta on myös sovittu syyskuussa viikolla 38 siten, että tekninen isännöitsijä hoitaa asiaa. Todetaan, että hallituksen puheenjohtaja on viikolla 45/2013 kiirehtinyt asianhoitoa, koska siitä ei ole mitään kuulunut isännöitsijän taholta, ja ollut yhteydessä Kaarelan VPK:aan ja pyytänyt heiltä alustavan tarjouksen edellä mainituista asioista. Lisäksi todetaan, että pelastussuunnitelman päivitetty versio on saanut hallituksen ehdollisen hyväksynnän ja julkaistu taloyhtiön kotisivuilla ja tästä on tiedotettu myös kaikille asukkaille viikolla 43 kirjepostitse jaetussa tiedotteessa, ja myöhemmin porraskäytävien ilmoitustaululla. Pelastussuunnitelman ehdollisen hyväksynnän ehtona hallituksella on muutama tekstimuokkaus, jotka koskivat lähinnä pelastussuunnitelmassa mainittuja talvikunnossapidon vastuukysymyksiä, joista hallitus vielä päättää kuluvana syksynä, ja joiden osalta hallitus suunnittelee huoltosopimuksen päivittämistä. Todetaan, että isännöitsijä oli saanut pelastussuunnitelman nettiversion palveluntarjoajalta vastauksen, että pystyvät teknisistä syistä päivittämään pelastussuunnitelman nettiversiota vasta aikaisintaan talvella 2013-2014, ja että koska heidän palvelunsa teksti on kaikille palvelun käyttäjille suunnattua, lakiin perustuvaa, yleisteksiä, on mahdollista, että taloyhtiökohtaisten pelastussuunnitelmien tekstimuokkausten mahdollistamiseen voi vielä mennä aikaa. Hallituksen puheenjohtaja oli jättänyt isännöitsijälle pyynnön olla ko. palveluntarjoajaan aktiivisesti yhteydessä pelastussuunnitelman tekstin päivittämiseksi.
10. Muut kiinteistön turvallisuuteen liittyvät asiat. Esim.: lukollisen oven hankkiminen jätekatokseen.
11. Kiiteistövakuutuksen kilpailuttaminen. Isännöitsijä oli jättänyt viikolla 45/2013 ehdotuksen, että kiinteistövakuutusta kilpailutettaisiin alkuvuodesta 2014, koska siihen olisi vakuutusyhtiön puolelta tulossa huomattavia vakuutusehtojen muutoksia.
12. Syksyllä 2013 tehdyn asukasviihtyvyyskyselyn tulosten läpikäyminen ja analysointi, ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden määrittely. Tarvittaessa käsitellään 9.12.2013 asukasillan palaute taloyhtiön toiminnalliselle johdolle.

Pienempiä vuosihuoltotyyppisiä asioita ei ko. listassa ole mainittu, koska sellaisia ei oikeastaan hallituksessa tarvitse käsitellä, vaan niistä voivat huoltoyhtiö, isännöitsijä ja tekninen isännöitsijä sopia voimassaolevan talousarvion puitteissa.

2. PÄÄTETTÄVÄKSI TARKOITETUT ASIAT, JOIDEN PÄÄTÖKSENTEKOA SAATETAAN VOIDA LYKÄTÄ KIIREELLISEMPIEN ASIOIDEN HOIDON VUOKSI

1. Pergolan purkusuunnitelman päivittäminen betonilaatan osalta(tämä asia jäi kokonaan käsittelemättä kun hallitus edellisen kerran käsitteli pergolan purkamista). Pitää päättää mitä esitetään yhtiökokoukselle pergolan betonilaatan osalta: puretaanko (maksaa varmaan aika paljon), vai jätetäänkö paikalleen (aiheutuuko ongelmia?)?
2. Kiinteistön käyttövesiputkien ja -viemäreiden 33-35vuotis perushuollon alustavan suunnittelun käynnistäminen.
3. Taloyhtiön koko kiinteistön kuntoarvio ja sen pohjalta laadittava kuntotodistus ja koko kiinteistön PTS, sisältäen huolto-ohjelman, esim. talvella 2013, tai muutoin tilikaudella 2014, laadittavaksi. (Huom. nämä olisivat mahdollisesti yhtiökokouksessa, esim. syysyhtiökokouksessa, lopullisesti päätettäviä asioita. Mutta voi olla myös niin, että koko kiinteistön PTS:n tilaaminen kannattaa jättää vasta mahdollisen ikkuna-/parveke-/terassiovi remontin jälkeen tehtäväksi.)
4. Taloyhtiön talouden parantaminen pitkällä tähtäimellä, ja sitä koskevien keinojen ja toiminta-aikatalulun alustava määrittely.
5. H-portaan varaston käytön suunnittelu -ja kehittäminen ajatellen kerhotilakäyttöä
6. Ylimääräisen yhtiökokouksen (esim. talvi-yhtiökokous 2013-2014) pitämisestä päättäminen, jos ilmenee painavaa tarvetta pitää ko. kokous.
7. Muita ja vähemmän kiireellisiä asioita saattaa olla mainittu hallituksen 2013 vuosityölistassa.

3. TIEDOKSIANTOASIAT, SEKÄ ASIAT JOTKA ARVELTAVASTI EIVÄT EDELLYTÄ ERITYISTÄ PÄÄTÖKSENTEKOA

HALLITUKSEN SEURAAVAN (FYYSISEN) KOKOUKSEN MAHDOLLINEN PITOAIKA:

• Helmikuussa 2014

Mitkä tekijät saattavat olennaisesti vaikuttaa kokousajan sopimiseen tai jo sovitun kokousajan muuttamiseen:

• tilinpäätöksen sekä talousarvion valmistuminen
• kph-kortin päivitysversion juridinen tarkastus
• ikkunoiden ja parveke-/terassiovien peruskorjaushankkeen hankesuunnittelutarjousten saaminen
• mahdollisesti ilmenevä tarve päättää kiireesti jostain huomattavasta äkillisesti ilmenneestä kunnossapitotarpeesta (esim. lumien pudotus katoilta, ennakoimaton kosteusvauriokorjaus, tms.)