TALOYHTIÖN HALLITUKSEN VUOSITYÖLISTA 2013

Tätä sivua on päivitetty: 26.7.2013

Sivu on avattu alunperin: 30.3.2013

Ala- ja rinnakkaissivuja on voitu avata ja päivittää muulloin.

Kaikki kommentit ovat tervetulleita ja ne voi toimittaa kotisivujen päivittäjälle.

OIKEUDELLINEN HUOMAUTUS

********************************************

Hallituksen kokous 5/2013, joka pidettiin sähköpostitse, vahvisti tämän esityksen hallituksen vuosityölistaksi 2013. Päätökseen liittyen hallituksen kokous totesi, että vuosityölistaa saatetaan joutua päivittämään tilikauden aikana.

HUOMATTAVIA HALLITUSTYÖSKENTELYN ASIOITA KULUVALLA TILIKAUDELLA, VUOSIKOKOUKSEN 2.4.2013 JÄLKEEN:

1. TALOUSASIAT

Kiireellisyysjärjestyksessä:

  1. Toteutettavien taloyhtiölähtöisten korjauskulujen seuranta
  2. Puolivuotis-välitilinpäätöksen tarkastaminen (esim. 30.8.2013 mennessä)
  3. Tarvittaessa ylimääräisen yhtiövastikkeen kerääminen
  4. Hoitovastikkeen mahdollisen kohtuuttomuuden tarkastelu, sekä tarvittaessa alustavan suunnitelman laatiminen hoitovastikkeen kohtuuttomuuden vähentämiseksi. (Lisätty 9.4.2013 klo 9.10, hallituksen sähköpostikokouksen keskustelujen perusteella.)
  5. Tilikauden päättyessä koko tilikauden tilinpäätöksen, tuloslaskelman, taseen, toimintakertomuksen tarkastaminen, ja tilin- sekä toiminnantarkastajien tarkistettavaksi lähettäminen (esim. 30.1.2014 mennessä)
  6. Seuraavan tilikauden talousarvion, sisältäen vastikelaskemat ja vuosikorjausohjelman talousarvioerittely, laatiminen seuraavaa varsinaista yhtiökokousta varten (esim. 30.2.2014 mennessä)

2. KORJAUS- JA HUOLTOASIAT

2.1. KORJAUSASIAT

Korjausasioiden taloushallinnollisena päätöksenteon välineenä käytetään vuosikorjausohjelmaa, jossa kuvataan kaikki hallitustyöskentelyn kannalta olennaisimmat korjasasiat, eli ne, joiden suunnittelua ja toteuttamista hallituksen tulee erikseen ja nimenomaisesti (eli sovitusti) valvoa.

2.2 KIINTEISTÖN NORMAALIT HUOLTOASIAT, SIIVOUS, JÄTEHUOLTO TMS.

2.2.1 Olemassaolevien huolto- ja siivous, ja jätehuoltosopimusten voimassapito:

  • Normaalit vuosihuollon asiat, kuten tavanomainen kiinteistön huolto, siivous, ja jätteiden keruu asiat, pyritään hoitamaan olemassaolevien huolto- tms--sopimusten puitteissa, tarvittaessa voidaan käytetään teknisen isännöitsijän palveluja, painavasta syystä myös esim. ulkopuolista huoltopalvelua (esim. lumien pudostus) mutta niistä päätetään erikseen hallituksessa.
  • Näitä sopimuksia ei kuluvalla tilikaudella kilpailuteta, ei ainakaan sinä aikana kun vuosikorjausohjelman toteuttaminen on olennaisin osin kesken, ellei kilpailuttamiseen ole erityistä/painavaa tarvetta

2.2.2 Sopimus teknisestä isännöinnistä koskien äkillisiä pienempiä, mutta kuitenkin erityisiä, korjaustarpeita:

Teknisen isännöinin pitkäaikaisesta käytöstä sovitaan niin, että hallitus määrittää teknisen isännöinin tarpeen ja sopimusluonnoksen, tämän jälkeen ko. sopimus käsitellään hallituksena.

Asian taustalla on, että niiden korjaus- ja huoltoasioiden hoito, jotka eivät edellytä mittavaa korjaussuunnitelua, ja jotka voidaan toteuttaa normaalin talousarvion puitteissa, mutta jotka eivät myöskään automaattisesti sisälly voimassa olevaan huoltosopimukseen (jotka ovat esim. huoltosopimuksessa määritelty lisähuolto-/korjaustyönä, ja joista tulee huoltoyrityksen kanssa sopia erikseen) pyritään siirtämään teknisen isännöitsijän käsittelyn ja päätöksen alle. Näin pyritään käytännössä helpottamaan niin isännöitsijän kuin hallituksen työskentelyä, kun kaikista pienemmistä korjauksista (esimerkkinä vaikka rikkoutuneen rännin korjaaminen) ei tarvitse erikseen päättää hallituksessa.

Tämän asian käsittelylle avataan myöhemmin oma alasivu kotisivuille.

3. MUUT ENNAKOIVAA JA SUUNNITELMALLISTA HALLITUSTYÖSKENTELYÄ OHJAAVAT ASIAT

  • Pelastussuunnitelman pävittäminen 1.7.2013 mennessä
  • taloyhtiön viestintäsuunnitelman laatiminen (suositellaan laadittavaksi pelastussuunnitelman laatimisen yhteydessä)
  • ns. kerhotilan käytön suunnittelu
  • kevät talkoot, aiheena mm. vanhan liukumäen purkaminen (voidaan myös jättää toteuttamatta, mikäli talkoille ei katsota olevan aihetta) (Liukumäen purkaminen lisätty 9.4.2013 klo 9.10, hallituksen sähköpostikokouksen keskustelujen perusteella.)
  • syystalkoot, aiheenma mm. pergolan purkaminen (voidaan myös jättää toteuttamatta, mikäli talkoille ei katsota olevan aihetta) (Pergolan purkaminen lisätty 9.4.2013 klo 9.10, hallituksen sähköpostikokouksen keskustelujen perusteella.)
  • tarvittaessa eli mikäli hallitus erikseen päättää, syksyllä pidettävän ylimääräisen yhtiökokouksen valmistelu, ja pitäminen, mahdollisten kokousasioiden ollessa esim.: 2014 korjausohjelmasta päättäminen, kph-kortin vahvistaminen, yhtiöjärjestyksen päivittäminen siltä osin, että mainitaan esim. kph-kortista, autopaikkojen jako-ohjeesta tms.
  • asukasillan/-iltojen pito: näistä päätetään hallituksessa aina tarvittaessa. Esimerkiksi syys-yhtiökokoukselle suunniteltuja asioita saatetaan voida käsitellä myös asukasilloissa, kuten 2014 vuosikorjausohjelmaa, mikäli hallitus katsoo, että ko. asiaa ei tarvitse käsitellä syys-yhtiökokouksessa, vaan se voidaan käsitellä seuraavassa varsinaisessa yhtiökokouksessa.
  • hallituksen työlista 2014 ja hallituksen työjärjestys 2014 laatiminen (molemmat viimeistään 31.12.2013 mennessä)
Kiinteistöliitto