Tätä sivua on päivitetty: 5.11.2013 klo 21

SIVU ON OSIN TYÖNALLA.

Sivu on avattu alunperin: 5.11.2013

Ala- ja rinnakkaissivuja on voitu avata ja päivittää muulloin.

Kaikki kommentit ovat tervetulleita ja ne voi toimittaa kotisivujen päivittäjälle.

OIKEUDELLINEN HUOMAUTUS

• Tiedot saattavat olla vanhentuneita tai epähuomiosta virheellisiä. Tarvittaessa tarkista oikeat ja ajankohtaiset tiedot siltä jolle asia kuuluu, esim. hallinnolliselta isännöitsijältä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalta.
• Kopiointi oikeudet / Copyrights: Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7

****************************

TILANNEKUVA:

Kyseistä suunnitelmaa ei ole käsitelty hallituksessa. Tässä esitetty on luonnosteksiä.

1. JOHDANTO

Hallituksella voi olla suunnitelma hallituksen ulkoisen viestinnän toteuttamisen periaatteista.

Kyseinen suunnitelma voi auttaa hallituksen jäseniä, hallituksen sidosryhmiä, sekä hallituksen kanssa keskusteluja käyviä osakkaita ja asukkaita ymmärtämään miten hallitus vastaanottaa ja käsittelee viestejä, ketkä hallitusjäsenet vastaavat minkäkin tyyppisten asioiden hoidosta ja niitä koskeviin kysymyksiin vastaamisesta.

2. HALLITUKSEN TYÖNJAOSTA HALLITUKSEN ULKOISTA VIESTINTÄÄ OHJAAVANA TEKIJÄNÄ

Hallituksen suorittamaa asioiden hoitoa ja niistä viestimistä hallituksen ulkopuolisille voi olennaisesti helpottaa jos hallitus on päättänyt hallituksen sisäisestä työnjaosta, vastuualueista, toimialarooleista tms.

Hallituksen jäsenillä voi olla esim. seuraavia toimialarooleja/vastuualueita (jos hallitus niin on päättänyt):

• kiinteistön ulkotilojen ja kevyiden ulkorakennelmien seurannasta vastaava
• porraskäytävien, varastojen ja muiden yhteiskäytöllisten sisätilojen seurannasta vastaava
• asuinhuoneistojen sekä kiinteistötekniikan seurannasta vastaava
• remonttivastaava (erityisesti korjaushankkeet)
• asukasviihtyvyyden asioista sekä uusien asukkaiden ohjaamisesta vastaava
• pelastus- ja turvallisuusasioista vastaava
• tiedotusvastaava
• talkoovastaava
• tositetarkastaja ja sopimusvastaava
• energiaekspertti

(Lisää esimerkkejä hallituksen jäsenten mahdollisista toimialarooleista/vastuualueista Suomen Kiinteistöliiton sivulla.)

Hallituksen päätettävissä olevien työnjako-/toimialaroolien/vastuualueiden lisäksi voi hallituksen työnjaosta olla ehtoja mm. yhtiöjärjestyksessä, kuten että hallituksella tulee olla puheenjohtaja.

Kun hallitus hoitaa asioita toimialaroolien/vastuualueiden mukaisesti, silloin kunkin yksittäisen asian hoidosta vastaa se hallitusjäsen, jonka työ-/toimi-/vastuualaan (hallituksessa) se asia kuuluu. Tälloin todennäköisesti helpotetaan sekä asukkaiden että hallituksen välistä viestintää, kuin myös hallituksen sisäistä viestintää, ja asian valmistelua hallituksen sisällä.

Tällöin todennäköisesti myös vähennetään hallituksen sisäistä tarpeetonta viestintää, esim. sähköpostiviestien viestikopioiden lähettämistä niille hallitusjäsenille, jotka eivät suoraan osallistu tietyn yksittäisen asian hoitoon.

3. HALLITUKSEN OSAKAS- JA ASUKASVIESTINNÄSTÄ

3.1 HALLITUKSEN OSAKAS-/ASUKASKOHTAISESTA VIESTINNÄSTÄ

Tämä viestintä tapahtuu yleensä määrättyyn asiaan liittyen ja koskee nimenomaan sen asian selvittelyä, sopimista ja siitä tiedottamista kyseiselle asukkaalle/osakkaalle.

Tätä viestintää ja kanssakäymistä todennäköisesti nopeuttaa, jos hallituksen jäsenille on valittu toimialaroolit/vastuualueet.

Hallituksen ja osakkaan/asukkaan välisestä asianhoidosta löytyy yleisiä ohjeita tästä linkistä.

3.2 HALLITUKSEN YLEISESTÄ KAIKKIA ASUKKAITA/OSAKKAITA KOSKEVASTA VIESTINNÄSTÄ

Hallituksen on hyvän taloyhtiöhallintotavan ja -perinteen mukaan hyvä tiedottaa olennaisista ajankohtaisista taloyhtiön asioista ja niiden hoidon etenemisestä. Nykyään on tarjolla monia tiedotusvälineitä ja -kanavia, mutta selkeällä, kaikille osakkaille/asukkaille suunnatulla, yksittäisellä asukas-/osakasviestillä, on tiettyjä etuja, joita esim. asioiden suora ja jatkuva tiedottaminen kotisivuilla tai sosiaalisessa mediassa ei ole pystynyt korvaamaan. Perinteiselle asukas-/osakastiedotteelle julkaisuajankohtana syksy on hyvä, koska silloin on yleensä kulunut noin puolivuotta keväällä pidetystä varsinaisesta yhtiökokouksesta. Useamminkin hallitus voi asukas-/osakasviestein tiedottaa, mutta jos taloyhtiöllä on esim. kotisivut tai sosiaalisen median keskustelupalsta, joita ylläpidetään aktiiviesti, voi olla, että yksi perinteinen syystiedote on riittävä.

Miten ja millä aikataululla hallitus sitten tiedottaakaan, on suotavaa, että tiedottaminen on jollain tavoin ennaltasuunniteltua. Tiedottamisen ennaltasuunnittelussa hallitusta todennäköisesti auttaa, mikäli taloyhtiölle on laadittu (pitkäntähtäimen) viestintäsuunnitelma.

4. HALLITUKSEN VIESTINNÄSTÄ TALOYHTIÖN TÄRKEIMMILLE TOIMIHENKILÖILLE JA SIDOSRYHMILLE

Teksti on kesken.

5. HALLITUKSEN (JA TALOYHTIÖN) KÄYTTÄMISTÄ VIESTINTÄVÄLINEISTÄ JA NIIDEN KEHITTÄMISESTÄ

Hallituksen (ja taloyhtiön) viestintävälineiden laadun ja ajantasaisuuden ymmärtämisessä on hyvä tietää perusasiat taloyhtiön viestintähistoriasta, siis ymmärtää että miten hallitus on edellisillä tilikausilla organisoinut viestintänsä, ja minkälaista asukas-/osakas-/sidosryhmä-palautetta se viestinnän laatu oli mahdollisesti saanut.

Toisaalta, on syytä myös ymmärtää, minkälaisia uusia laatutasovaatimuksia hallituksen viestinnälle asettaa esim. ajantasainen asunto oy laki, yhteisöviestintälainsäädäntö, yhtiöjärjestys, tilikauden vahvistettu toimintasuunnitelma ja budjetti, jne.

Asukaskyselyillä ja asukastapahtumassa käytävillä keskusteluilla voi hallitus myös tiedustella asukkaiden/osakkaiden näkemystä hallituksen nykyisen viestinnän laadusta ja kehittämistarpeista.

Miten siten hallitus ikinä päättääkään kehittää viestintäänsä, on toivottavaa, että niihin liittyvät päätökset ovat hyvin harkittuja ja perusteltuja. Päätösten perusteiden laadun punnitsemisessa kannattaa yleensä suorittaa arviointia taloyhtiön hyvän hallintotavan periaatteiden toteutumisesta. Niitä periaatteita ovat mm. osakkaiden yhdenvertaisuus, julkaistun tiedon oikeellisuus ja ajankohtaisuus, tiedotustoiminnan jatkuvuus, tiedottamisen lainmukaisuus (mitä muita yleisiä periaatteita?).

Jos on esimerkiksi kyse hallituksen, tai osakkaiden/asukkaiden, tahdosta ottaa käyttöön uusi tiedotusväline/-kanava, esim. sosiaalisen median keskustelupalsta, kannattaa varmasti harkita, että miten mahdollisesti sen käyttämisessä taataan asukkaiden/osakkaiden yhdenvertaisuus, julkaistun tiedon oikeellisuus ja ajankohtaisuus, kyseisen tiedotusvälineen käytön jatkuvuus pitkällä tähtäimellä, tiedottamisen lainmukaisuus jne? Mikäli esim. ei ole varmuutta siitä, että löytyykö taloyhtiöstä pitkällä tähtäimellä vapaaehtoista työvoimaa ylläpitämään kyseistä sosiaalisen median tiedotuskanavaa, on varmasti aiheellista harkita, onko järkevämpää jättää sen tiedotusvälineen kokeileminen ja käyttäjien asukkaiden/osakkaisen keskiseksi asiaksi, ilman että siitä tiedotusvälineestä tehdään taloyhtiön hallituksen tiedotusväline.