Tätä sivua on päivitetty: 31.7.2013

Sivu on avattu alunperin: 1.4.2013

Ala- ja rinnakkaissivuja on voitu avata ja päivittää muulloin.

Kaikki kommentit ovat tervetulleita ja ne voi toimittaa kotisivujen päivittäjälle.

OIKEUDELLINEN HUOMAUTUS

• Tiedot saattavat olla vanhentuneita tai epähuomiosta virheellisiä. Tarvittaessa tarkista oikeat ja ajankohtaiset tiedot siltä jolle asia kuuluu, ensisijaisesti hallinnolliselta isännöitsijältä tai tekniseltä isännöitsijältä, muutoin esim. taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalta, tai turvallisuusasioissa esim. turvallisuusvastaavalta mikäli sellainen on valittu .
• Kopiointi oikeudet / Copyrights: Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7

*********************************

Asia: Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7 hallituksen kokous, joka pidetään etäkokouksena, sähköpostin välityksellä

Aika:

• Kokous avataan/alkaa: esim. maanantaina 1.7.2013, klo 10
• Kokous päättyy: esim. viimeistään perjantaina 5.7. Klo 18 (ellei asioita saada aikaisemmin päätettyä)

Kutsutut:

• hallituksen jäsenet
• isännöitsijä
• tarvittaessa voidaan kutsua: tekninen isännöitsijä tai muu asiantuntija niiden varsinaisten kokousasioiden osalta, jotka koskevat kiinteistön korjauksia tai huoltoa
• tarvittaessa voidaan kutsua: edellisen hallituksen puheenjohtaja tai muu osakas, jolla on asiantuntija-/erityisnäkemystä esityslistalla olevasta varsinaisesta asiasta

ASIAT:

1§ KOKOUKSEN AVAUS

Kokokouksen avauspäivänä puheenjohtaja avaa kokouksen lähettämällä kutsutuille seuraavan sähköposti-ilmoituksen kokouksen avaamisesta:

"Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7 hallituksen sähköpostikokous on avattu.

Pyydän ilmoittamaan:

1. osallistutko kokoukseen, vaiko et osallistu (vastaamattomuus voidaan tulkita, että et osallistu kokoukseen)

2. mahdolliset kokouskutsun mukana toimitetusta esityslistasta poikkeavat ehdotuksesi (kokouksen esityslistan) osalta. (Vastaamattomuus tähän kysymykseen voidaan tulkita, että hyväksyt kokouksen esityslistan sellaisena kuin se oli kokouskutsussa toimitettu.)"

2§ KOKOUKSEN OSALLISTUJIEN, KOOLLEKUTSUJEN LÄHETTÄMISEN, SEKÄ LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN

OSALLISTUJIEN TOTEAMINEN

Kokouksen puheenjohtaja toteaa kokouksen osallistujat kohdan 1§ mukaisten ilmoitusten mukaisesti.

• Niiltä kokoukseen kutsutuilta, jotka eivät ole sähköpostitse ilmoittaneet kokouksen ensimmäiseen päivään mennessä osallistuvatko kokoukseen vaiko eivät, hallituksen puheenjohtaja tiedustelee vielä puhelimitse, kokouksen alkuvaiheessa, aikooko osallistua kokoukseen vaiko ei.

KOOLLEKUTSUMISEN TOTEAMINEN

Kokous todettaneen koollekutsutuksi sähköpostina toimitettuina kokouskutsuina.

KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN

Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus todettaneen ellei ole erityistä syytä todeta toisin. Erityiset syyt tulee kirjata pöytäkirjaan. Epäselvässä tilanteessa kokouksen laillisuudesta kommenttia voidaan pyytää esim. isännöitsijältä.

• Joskus voi käydä niin, että kokous on laillinen, mutta ei päätösvaltainen: esim. kun kokouskutsut on toimitettu hyvän hallintotavan ja lain sääntöjen mukaisesti, mutta kokoukseen ei osallistu riittävä määrä hallituksen jäseniä. Tällaisessa tilanteessa kokous voidaan pitää rajoitetusti, tarkoittaen että asioista voidaan keskustella, mutta mikäli päätöksiä halutaan tehdä, tulee niille saada todistettavasti hyväksynnät kokouksen ulkopuolisilta hallitusjäseniltä. Nämä hyväksynnät voidaan kyseisen kokouksen päätöksestä pyytää kokouksen jälkeen. Yksi vaihtoehto on myös tiedustella kokouksen ulkopuolisen kantaa päätösehdotukseen jo kokouksen aikana, esim. puhelimitse, mikäli se sopii muille kokoukseen osallistuville. Tämä ei ehkä ole täysin hyvän hallintotavan mukaista, mutta arveltavasti ainakin pienempien asioiden osalta niin voidaan tarvittaessa toimia. Näin toimitaan usein fyysisten kokousten suhteen. Sähköpostipostikokousten osalta on kuitenkin syytä harkita, onko järkevämpää vain siirtää kokousajankohtaa niin, että kokous voidaan pitää päätösvaltaisena.

3§ KOKOUSAJANKOHDAN JA KOKOUSKÄYTÄNNÖN/TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

KOKOUSAJANKOHDAN HYVÄKSYMINEN

Kokouskutsussa ilmoitettu kokoontumisajankohta hyväksyttäneen, ellei ole erityistä syytä muuttaa kokousajankohtaa.

• Yleensä kokoukset pyritään pitämään kokouskutsussa ilmoitettuna ajankohtana. Kuitenkin kun asioista päätetään sähköpostitse, voi joskus olla ennalta vaikeaa tietää, ennätetäänkö päättämään ilmoitetussa kokousajassa, vai joudutaanko kokousta jatkamaan. Sähköpostitse päätettävien asioiden osalta voidaan näin ollen tarvittaessa kesken kokouksen päättää, että kokousta jatketaan ko. asian osalta ilmoitettua kokouksen päättymisaikaa pidemmälle. Hallituksen jäsenellä on halutessaan oikeus olla tällaisesta enemmistöpäätöksestä erimieltä.

KOKOUSKÄYTÄNNÖN/TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

Kokouskäytäntänä on sähköpostikokous, jonka yleinen työjärjestys on esitetty tämän linkin takaa avautuvalla nettisivulla.

Kaikki varsinaiset kokousasiat käsitellään omana sähköpostiketjunaan, jotka kokouksen puheenjohtaja lähettää kokoukseen osallistujille.

Päätösentekoon osallistuvien tulee jättää päätösehdotukset päätettävää asiaa koskevaan erilliseen sähköpostiviestiketjuun, ja niin, että kopio ko. viestistä menee kaikille kokoukseen osallistuville hallituksen jäsenille ja kokouksen sihteerille.

Varsinaisten kokousasioiden päätökset kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kaikille päätöksentekoon osallistuneille viipymättä päätöksen vahvistamisesta.

Kokouksen päätyttyä sihteeri, tai kokouksen puheenjohtaja, toimittaa kokoukseen osallistuneille hallitusjäsenille pöytäkirjaluonnoksen kommentoitavaksi. Pöytäkirjat allekirjoitetaan seuraavassa hallituksen fyysisessä kokouksessa.

4§ ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN

Esityslista hyväksyttäneen, ellei muutospyyntöjä esitetä ja niitä vahvisteta. Esityslistaa koskevat muutospyynnöt tulee ilmoittaa sähköpostitse puheenjohtajalle ennen kuin ensimmäisestä varsinaista kokousasiaa ollaan päättämässä. Esityslistaa koskevia muutospyyntöjä olisi hyvä toimittaa, jo ennen kokousta, mikäli se on mahdollista.

VARSINAISET KOKOUSASIAT:

5§ VARSINAINEN KOKOUSASIA 1:

5.1 TILANNEKUVAN ESITTELY JA VAHVISTAMINEN:

Tilannekuva vahvistettaneen, ellei ole erityistä syytä olla vahvistamatta.

5.2 KOKOUKSESSA TEHDYT OLENNAISET LISÄYKSET TILANNEKUVAAN:

• Olennaiset uudet tiedot tilannekuvaan pyydetään ilmoittamaan viimeistään asiasta keskustelun aikana.

5.3 TOIMINNALLISET PÄÄTÖKSET KO. ASIAN OSALTA TÄSSÄ KOKOUKSESSA:

Kokouksen tulee päättää, että:

1. -vaihtoehto:
2. -vaihtoehto:
3. -vaihtoehto:

Kokouskutsussa ilmoittetut alustavat asianosaisten ehdotukset päätöksesksi:

Jos on useita päätösesityksiä, joudutaan äänestämään.

6§ VARSINAINEN KOKOUSASIA 2:

6.1 TILANNEKUVAN ESITTELY JA VAHVISTAMINEN:

6.2 KOKOUKSESSA TEHDYT LISÄYKSET TILANNEKUVAAN:

6.3 TOIMINNALLISET PÄÄTÖKSET KO. ASIAN OSALTA TÄSSÄ KOKOUKSESSA:

Kokouksen tulee päättää, että:

1. -vaihtoehto:
2. -vaihtoehto:
3. -vaihtoehto:

Kokouskutsussa ilmoittetut alustavat asianosaisten ehdotukset päätöksesksi:

Jos on useita päätösesityksiä, joudutaan äänestämään.

VARSINAISTEN PÄÄTETTÄVIEN KOKOUSASIOIDEN JÄLKEEN:

7. TIEDOKSIANTOASIAT

Kuten normaalissa kokouksessa, myös sähköpostikokouksessa voidaan tuoda esille tiedoksiantoasioita.

Sähköpostikokouksissa, jotka halutaan lähtökohtaisesti pitää lyhyinä, on toivottavaa, että ainoastaan erityisen huomattavia ilmoitusasioita ilmoitetaan. Esimerkiksi tavanomaisia huoltotoimen asioita ei kannata ilmoittaa sähköpostikokoukselle, vaan suoraan huoltofirmalle, tekniselle isännöitsijälle, tai isännöitsijälle.

8. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

Puheenjohtaja ilmoittaa kokouksen päättymisen.

Lähtökohtaisesti kokous päättyy vahvistetetun esityslistan mukaisena ajankohtana ellei kokouksessa olla toisin sovittu.