Tätä sivua on päivitetty: 5.11.2013 klo 20

SIVU ON OSIN TYÖNALLA.

Sivu on avattu alunperin: 5.11.2013

Ala- ja rinnakkaissivuja on voitu avata ja päivittää muulloin.

Kaikki kommentit ovat tervetulleita ja ne voi toimittaa kotisivujen päivittäjälle.

OIKEUDELLINEN HUOMAUTUS

• Tiedot saattavat olla vanhentuneita tai epähuomiosta virheellisiä. Tarvittaessa tarkista oikeat ja ajankohtaiset tiedot siltä jolle asia kuuluu, esim. hallinnolliselta isännöitsijältä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalta.
• Kopiointi oikeudet / Copyrights: Asunto Oy Vanha Kaarelantie 7

****************************

TILANNEKUVA:

Kyseistä suunnitelmaa ei ole käsitelty hallituksessa. Tässä esitetty on luonnosteksiä.

1. JOHDANTO

Taloyhtiön hallitustyöskentely etenee yleensä niin, että hallituksen puheenjohtaja, tai se hallitusjäsen, jolle kuuluu kyseisen asian vastuualue, valmistelee asiaa, yleensä yhdessä isännöitsijän/teknisen isännöitsijän tms. kanssa, seuraavaan hallituksen kokoukseen, jossa hallitus päättää siitä asiasta.

Asian valmistelu (esim. taloyhtiön pienempi remontti kuten vaikka katon jonkin osan huoltokorjaus) tarkoittaa käytännössä usein sitä, että joudutaan keskustellen, puhelimitse, sähköpostitse tai muutoin, selvittämään mahdollisia toteutusvaihtoehtoja ja niiden mahdollisia kuluja taloyhtiölle, sekä sitä kuka tai ketkä toimivat taloyhtiön edunvalvojina silloin kun kyseinen asia toteutetaan.

Ennen kuin hallituksen päätettävissä olevat toteutusvaihtoehdot, joita on yleensä suotavaa olla 2-3 vaihtoehtoa, on selvitelty, on tapahtunut jo huomattava määrä viestintää, esim. sähköpostien vaihtoa.

Koska yleensä taloyhtiön hallituksella on tehtävänään useiden asioiden valmistelu ja seuranta, on selvää, että hallituksen sisäisen viestitulvan, kuten sähköpostitulvan, välttäminen voi olla vaikeaa ellei hallituksella ole jonkinlaista sisäisen viestinnän suunnitelmaa, jossa esim. määrätään, että asioiden alustavasta ja suurelta osin keskeneräisestä valmistelusta hallituksen kokouksia varten ei erikseen tiedoteta niitä hallituksen jäseniä, joille asian hoito ei nimenomaisesti ole sovittu kuuluvaksi, elleivät he niistä tiedottamista erikseen pyydä.

2. HALLITUKSEN SISÄISESTÄ TYÖNJAOSTA JA SEN MERKITYKSESTÄ HALLITUKSEN SISÄISEN VIESTINNÄN KANNALTA

Hallituksen suorittamaa asioiden hoitoa voi olennaisesti helpottaa jos hallitus on päättänyt hallituksen sisäisestä työnjaosta, vastuualueista, toimialarooleista tms.

Hallituksen jäsenillä voi olla esim. seuraavia toimialarooleja/vastuualueita (jos hallitus niin on päättänyt):

• kiinteistön ulkotilojen ja kevyiden ulkorakennelmien seurannasta vastaava
• porraskäytävien, varastojen ja muiden yhteiskäytöllisten sisätilojen seurannasta vastaava
• asuinhuoneistojen sekä kiinteistötekniikan seurannasta vastaava
• remonttivastaava (erityisesti korjaushankkeet)
• asukasviihtyvyyden asioista sekä uusien asukkaiden ohjaamisesta vastaava
• pelastus- ja turvallisuusasioista vastaava
• tiedotusvastaava
• talkoovastaava
• tositetarkastaja ja sopimusvastaava
• energiaekspertti

(Lisää esimerkkejä hallituksen jäsenten mahdollisista toimialarooleista/vastuualueista Suomen Kiinteistöliiton sivulla.)

Hallituksen päätettävissä olevien työnjako-/toimialaroolien/vastuualueiden lisäksi voi hallituksen työnjaosta olla ehtoja mm. yhtiöjärjestyksessä, kuten että hallituksella tulee olla puheenjohtaja.

Kun hallitus hoitaa asioita toimialaroolien/vastuualueiden mukaisesti, tällöin kunkin yksittäisen asian hoidosta vastaa se hallitusjäsen, jonka työ-/toimi-/vastuualaan (hallituksessa) se asia kuuluu. Tälloin todennäköisesti helpotetaan sekä asukkaiden että hallituksen välistä viestintää, kuin myös hallituksen sisäistä viestintää, ja asian valmistelua hallituksen sisällä.

Tällöin todennäköisesti myös vähennetään hallituksen sisäistä tarpeetonta viestintää, esim. sähköpostiviestien viestikopioiden lähettämistä niille hallitusjäsenille, jotka eivät suoraan osallistu tietyn yksittäisen asian hoitoon.

3. HALLITUKSEN SISÄISESTÄ VIESTINNÄSTÄ VIESTINTÄVÄLINEITTÄIN

3.1 HALLITUKSEN SISÄISESTÄ SÄHKÖPOSTIVIESTINNÄSTÄ

Hallituksen jäsenillä on oikeus sopia asioista sähköpostitse, ja sitä voidaan pitää hyvänä sopimistapana ainakin siltä osin, kun siitä jää viestikopio tositteeksi.

3.1.1 HALLITUKSEN KOKOUSTA VARTEN VALMISTELTAVIEN, TAI HALLITUKSEN VALVONTAVASTUUN TOTEUTTAMISTA VARTEN SEURATTAVIEN, ASIOIDEN SELVITTELYYN JA SOPIMISEEN LIITTYVIEN SÄHKÖPOSTIEN VIESTIKOPIOIDEN LÄHETTÄMISESTÄ HALLITUKSEN NIILLE JÄSENILLE, JOTKA EIVÄT NIMENOMAISESTI HOIDA KYSEISTEN ASIOIDEN VALMISTELUA TAI VALVOMISTA

Hallituksen kokousta varten valmistaltavan, tai hallituksen valvontavastuun toteuttamista varten seurattavan, asian sopimiseen liittyvistä sähköpostiviesteistä voidaan lähettää viestikopiot (esim. piilokopiot, joista ei näy vastaanottajan sähköpostiosoitetta muille viestin vastaanottajille) niille hallituksen jäsenille, jotka eivät suoraan vastaa asian valmistelusta tai toteutuksen seurannasta. Näillä hallituksen jäsenillä on kuitenkin oikeus pyytää, että kyseisiä viestikopioita ei heille toimiteta. Pyyntöä tulee noudattaa, ellei ole painavaa syytä olla noudattamatta. Painava syy voi olla esim. asian taloudellisten vaikutusten laajuus: esim. kun on kyse taloudellisesti suuren korjaushankkeen toteutusta koskevan esityksen valmistelu hallituksen kokouksen päätettäväksi, voi tällöin "suuret taloudelliset tekijät" olla painava syy lähettää asian valmisteluviestien viestikopioita niillekin hallituksen jäsenille, jotka eivät nimenomaisesti vastaa asian valmistelusta hallituksen kokousta varten. Näin varmistetaan, että kun hallitus päättää asiasta kokouksessaan, ei keskustelua tarvitse aloittaa aivan alkutekijöistä, vaan voidaan olettaa, että kaikkilla hallituksen jäsenillä on riittävän hyvä ja yhtäläinen tilannekuva asiasta, sen hoidosta, ja mahdollisista taloudellisista seuraamuksista taloyhtiölle.

3.2 HALLITUKSEN SISÄISESTÄ PUHELINVIESTINNÄSTÄ

Hallituksen sisäistä puhelinviestintää koskevat pitkälti samat seikat ja periaatteet kuin sähköpostiviestintää. Olennaista asiassa on, että minkä verran hallitus käyttää sisäisessä viestinnässään puhelinviestinnän lisäksi muita viestintävälineitä. Jos viestintävälineenä käytetään sähköpostia tai hallituksen käyttöön rajattua sosiaalista mediaa, ei asioista tarvitse puhelimitse tiedottaa niitä hallitusjäseniä, jotka eivät nimenomaisesti osallistu niiden hoitoon. Mutta, jos sähköpostia, sosiaalista mediaa, tekstiviestejä tms. ei käytetä, on selvää, että taloudellisilta vaikutuksiltaan huomattavista asioista puhelimitse tiedottaminen jo niiden valmisteluvaiheessa (hallituksen kokousta varten) voi tällöin olla tarpeellista niillekin hallitusjäsenille, jotka eivät suoraan osallistu asioiden hoitoon, mutta joita kuitenkin koskee yleinen hallitusjäsenten valvontavastuu.

3.3 HALLITUKSEN SISÄISESTÄ SOSIALLISEN MEDIAN VÄLITYKSELLÄ TAPAHTUVASTA VIESTINNÄSTÄ

Tekstiä täydennetään myöhemmin.