Tämä teksti on julkaistu alun perin 24.1.2010. Sitä on myöhemmin päivitetty. Viimeisin olennainen päivitys on tehty 4.11.2011. Tekstiä voidaan päivittää myös jatkossa.

Selvennys otsikolle:

Taloyhtiön etu on lähtökohtaisesti, ja loogisesti, myös osaakkan etu, koska taloyhtiö toimii yhtiökokousten (osakas-)päätösten mukaisesti.

Taloyhtiön tehtävänä ei ole ajaa osakkaiden ja/tai asukkaiden niitä henkilökohtaisia intressejä, jotka ovat, tai saattavat olla, taloyhtiön edun vastaisia.

• Käytäntö on osoittanut, että joskus voi tapahtua niin, että osakas, tieten tai tietämättään, arvottaa henkilökohtaisen erityisintressin (esim. henk.koht. taloudellisen hyödyn) osakkuuttaan koskevan osakkaan-edun (ja taloyhtiön-edun) edelle.

Tässä tekstistissä, lähtökohtana on ainoastaan taloyhtiön ja sen osakkaiden osakkuuteen perustuvien etujen ajaminen.

KANNETTA JA KANTELUA KOSKEVIA OHJEITA

1. KANTELU-ASIAT:

KÄSITTEEN SELVENNYSTÄ

Kantelu on valitus, jonka sisältönä on ilmoitus (taloyhtiön) jonkin toimielimen (kuten isännöitsijän, hallituksen/hallituksen jäsenen, tai muun taloyhtiön valtuuttaman henkilön tai tahon) puutteellisesta toiminnasta.

KANTELU-ILMOITUKSEN TOIMITTAMINEN JA JÄTTÄMINEN

Kantelu tulee osoittaa taloyhtiölle, ja luovuttaa jollekin sen edustajalle, yleensä isännöitsijälle. Isännöitsijällä on velvollisuus toimittaa taloyhtiön toimielimen toimintaa koskeva kantelu eteenpäin taloyhtiön hallitukselle, jonka velvollisuutena on käsitellä kantelu hallituksen kokouksessa.

Mikäli kantelu koskee isännöitsijän tai hallituksen jäsenen toimintaa, on kantelusta hyvä toimittaa kopio sekä isännöitsijälle että hallituksen jäsenelle.

Vaikka hallituksen tehtävänä ei ole huolehtia taloyhtiön arjen käytännön asioista, on asukkaalla kuitenkin oikeus osoittaa kantelu myös suoraan taloyhtiön hallitukselle. Taloyhtiön hallituksen jäsenellä on velvollisuus vastaanottaa asukkaan kantelu. Hallituksen jäsenellä ei kuitenkaan ole velvollisuutta vastaanottaa kantelua milloin tahansa, ellei asia erityisyytensä vuoksi niin vaadi, vaan normaaliin päiväsaikaan ja kun on normaalisti tavoitettavissa.

Mikäli kantelu halutaan luovuttaa henkilökohtaisesti (eli ei postitse) taloyhtiön edustajalle on kantelun jättämisestä, ja vastaanottamisesta hyvä sopia etukäteen, ja riippumatta siitä kenelle kantelu toimitetaan (isännöitsijälle vai hallituksen jäsenelle). Etukäteen tällöin on hyvä sopia mm.:

• ajankohta ja paikka kantelun jättämiselle, sekä
• missä muodossa kantelu jätetään (jätetäänkö suullisena vai kirjallisena), ja
• lisäksi syytä on ilmoittaa ainakin alustavasti ketä ja mitä asiaa kantelu koskee.

Kantelu on hyvä jättää todistettavasti:

• Jos kantelu toimitetaan taloyhtiön edustajalle postitse, se on syytä lähettää kirjattuna ja niin, että se voidaan luovuttaa vain ao. henkilölle ja hänen saantokuittausta vastaan
• Mikäli kantelu halutaan jättää suullisesti on kantelun jättäjällä hyvä olla oma todistaja mukana, tai vaihtoehtoisesti lupa saada tallentaa kantelu ääni-tallennus välineelle.
• Kantelun jättäjän on hyvä saada kantelun jättämisestä vastaanottajan allekirjoittama ja päiväämä kirjallinen saantokuittaus. (Yhtiön edustajalla on velvollisuus pyydettäessä kirjoittaa ja luovuttaa kantelun jättäjälle kirjallinen saantokuittaus. Saantokuittauksessa on syytä lukea kantelun saannon ajankohta ja vastaanottajan nimi sekä allekirjoitus.)
• Kantelun vastaanottajalla on myös hyvä olla todistaja mukana kun kantelu jätetään/vastaanotetaan suullisesti tai mikäli kirjallinen kantelu luovutetaan käteen, koksa aina on mahdollista, että kantelun luovuttamisen yhteydessä kantelija ilmoittaa suullisesti jotain joka olennaisesti täydentää ja/tai muuttaa kirjallista kannetta. Vaihtoehtoisesti kantelun vastaanottaja voi pyytää luvan äänittää kantelu, jolloin äänite toimii todisteena.
• Kantelun tallentamisesta ääni- tai videotallentimelle on syytä pyytää kaikkien paikallaolijoiden lupa. Tallennuksesta on hyvä ilmetä:
  • kantelun päivämäärä, ajankohta, ja paikka
  • kantajan tiedot: kuka kantelee?
  • kantelun vastaanottajan tiedot: kuka vastaanottaa kantelun, ja kenelle kantelu on osoitettu?
  • läsnäolevat kantelun jättämisen todistajat
  • kantelun sisältö kantajan/kantajien omalla äänellä kertomana

KANTELUN MUODOSTA

Vaikka asukkaalla onkin oikeus luovuttaa kantelu vain suullisesti on kuitenkin toivottavaa, että kantelu laaditaan ja toimitetaan kirjallisena. Perusteet kirjalliselle kantelulle ovat selvät ja ne liittyvät mm. siihen, että kantelu ja sen käsittely voi myöhemmin johtaa esim. oikeudenkäyntiin. Riita-asioiden selvittämisessä ja sopimisessa on aina eduksi jos niitä koskevat asianhaarat, ilmoitukset ja sopimukset on kirjallisesti dokumentoitu.

KANTELUN SISÄLLÖSTÄ

Kantelun sisältönä on oltava valitus taloyhtiön toimielimen tai edunvalvojan puutteellisesta toiminnasta. Kantelun sisältönä ei voi olla pelkästään valitus taloyhtiön hallinon tai kiinteistön hoidon huonosta laadusta, vaan kantelusta on tultava selkeästi ilmi taho jonka vastuulle kyseisen asian hoito taloyhtiössä kuuluu ja jonka katsotaan kanteessa toimineen puutteellisesti, siis kenen (taloyhtiölle vastuullisen) huonoa toimintaa kanne koskee. Lisäksi kanteesta on tultava selkeästi ilmi selkeä ja ytimekäs kuvaus ko. tahon puutteellisesta toiminnasta, sen ydinkohdista ja sisällöstä, ja millä perustein tämä toiminta on puutteelliseksi tulkittavissa.

Kantelun laatimisen tueksi on kantelijan syytä selventää itselleen ja olla valmistautunut pyydettäessä selventämään kantelun vastaanottajalle mm. seuraavia asioita:

a. Kuka teki?

b. Mitä teki?

c. Missä teki?

d. Milloin teki?

e. Minkä suhteen teki?

• Tämän kysymyksen tarkoituksena on selventää mihin asiaan tai kehen teko ensisijaisesti kohdistui? Joissan tapauksissa vastaus tähän kysymykseen voi selventää esim. sitä kohdistuiko teko asianomaiseen kantelijaan itseensä vai hänen edunvalvojaan, tai esim. taloyhtiöön vai taloyhtiön edustajaan.

f. Millä keinoin eli välinein teki?

• Teot tapahtuvat usein välinein. Teon välineiden selventäminen auttaa sen ymmärtämisessä miten teko tapahtui.

g. Mitä teki? Tämä vastaa siihen mitkä olivat teon seuraukset tai sellaiseksi tulkittavat.

h. Miksi, eli minkä vuoksi, teki?

• Tämä vastaa kysymykseen joka koskee edellisten kohtien määrittelemän teon päämääräsyyn ymmärtämistä ja tulkintaa. Mikä oli teon motiivi, siis oletettu tarkoitus?

KANTELUN KÄSITTELYSTÄ

Taloyhtiötä, sen edustajaa tai sen kiinteistön huollosta vastaavaa kohtaan osoitettu kantelu on aina vakava asia ja se tulee käsitellä vähintäänkin taloyhtiön hallituksen kokouksessa.

Kantelu tulee voimaan heti kun se jolle kanne on osoitettu, so. taloyhtiö ja sen edustaja, on sen vastaanottanut.

Kantelun vastaanottamisen jälkeen on taloyhtiön johdon syytä viipymättä:

• varmistaa kantelun pätevyys ja lainvoimaisuus. Tässä yhtiön johto voi käyttää myös ulkopuolista asiantuntijaa kuten (vaikka Suomen Kiinteistöliiton) juristia. Ensisijaisesti on syytä varmistua siitä täyttääkö kantelu sen kriteerit edes pääpiirteiltään, vai onko kyseessä jokin muu asia, esim. valitusluontoinen ilmoitus joka ei ensisijaisesti koske taloyhtiön johdon puutteellista toimintaa.
  • Esimerkkejä valituksesta joka ei täytä kantelun tunnuspiirteitä:
    • asukas valittaa jonkun toisen asukkaan toiminnasta suoraan hallitukselle, jolloin asian sisältönä ei ole taloyhtiön tai sen edustajan, vaan ko. asukkaan, toiminta. Tällaisen valitusasian hoito taloyhtiön puolelta kuuluu ensisijaisesti isännöitsijälle (hallinnolliselle tai tekniselle isännöitsijälle) eikä taloyhtiön hallitukselle.
    • asukas valittaa taloyhtiölle kiinteistön hoidon huonosta laadusta yleisluontoiseen tyyliin "rappukäytävät ovat olleet pitkään epäsiistejä". Vaikka valitus on pätevä valituksena, se ei vielä kuitenkaan välttämättä täytä kantelun kriteerejä, ellei asia ole sellainen että siitä on useasti jo aikaisemmin valitettu. Tällaisen valituksen ensisijainen vastaanottaja ja käsittelijä on isännöitsijä eikä taloyhtiön hallitus. Isännöitsijän tehtäväksi jää tällöin selvittää mistä valituksessa varsinaisesti on kyse ja antaako se todellisesti aihetta jonkin taloyhtiötä koskevan asian korjaamiseen.
  • Esimerkki kantelusta joka ei vielä välttämättä täytä kaikkia kantelun kriteerejä ellei niitä tarkenneta:
    • asukas saattaa valittaa taloyhtiön hallituksen edustajalle esimerkiksi isännöinnin laadusta ja vaikka valitus kohdistuisi suoraan isännöitsijän vastuualueeseen jää "kantelusta" ilmenemättä jotain olennaista kuten miten isännöitsijä on toiminut huonosti, tai minkä asian suhteen, tai millä perustein (laki, yhtiöjärjestys, yhtiökokouspäätös jne.) tämä toiminta olisi tulkittava puutteelliseksi, tai mitkä ovat ne seuraukset joiden nojalla isännöitsijän toiminta olisi tulkittava puutteelliseksi. Asukkaan valitus saattaa olla esim. muodossa: "olen yrittänyt hoitaa asiaani X isännöitsijän kanssa, mutta isännöitsijä on töykeä ja välinpitämätön eikä suostu ymmärtämään asiaani X kuten sen olen hänelle ilmoittanut ja tämän vuoksi asiani käsittely ei etene."
      • Vaikka tämä täyttääkin valituksen kriteerit ei se kuitenkaan välttämättä täytä kaikkia kantelun kriteerejä. Tällaisessa tilanteessa hallituksen on syytä varmistua onko valitus todella kantelu. Varmistaminen voidaan tehdä pyytämällä valittajalta/kantelijalta selvennys/selvennyksiä niiden ydinasioiden osalta jotka täyttävät kantelun kriteerit. Mikäli kantelija ei suostu ilmoittamaan pyydettyjä selvityksiä riittävässä määrin, jää asia valituksen tasolle ilman että se täyttää kantelun kriteerit. Epäselvissä tapauksissa tällaiset valitukset on mahdollista käsitellä myös yhtiökokoukseksessa. Jos yhtiökokous päättää että valituksessa ei ole ilmoitettu asioita jotka täyttävät kantelun kriteerit tällöin hallituksenkaan ei tarvitse siihen suhtautua kanteluna vaan vain valitusasiana ja jatkaa sen käsittelyä valituskäsittelyn tavoin. Asian käsittelyssä korostuu tällöin asia eikä jonkin tietyn tahon toiminta tai sellaisen puutteen poistaminen.
• toimittaa kopio kanteesta ja sen kaikista liitteistä, tai pääkohdat suullisesta kanteesta ja sen sisällöstä, kaikille taloyhtiön johdosta vastaaville, so. isännöitsijälle ja kaikille taloyhtiön hallituksen varsinaisille jäsenille
• sopia millä aikataululla asia voidaan käsitellä ja ilmoittaa tämä päätös viipymättä kantelun jättäneelle
• päättää onko mahdollista ja syytä toimittaa kopio kanteesta niille joiden toiminnasta kanteesta valitetaan sekä pyytää heiltä vastine kanteeseen. Asian käsittelyä todennäköisesti helpottaa mikäli asianomaisilta saadaan vastine hyvissä ajoin ennen kun asiasta ja sen käsittelyn jatkosta päätetään hallituksen kokouksessa.
• sopia miten kantelu on hyvä käsitellä taloyhtiön hallituksen kokouksessa.
  • Mikäli asian käsittely vaatii erityistoimenpiteitä kuten asianomaisten tahojen kuulemista on eduksi sopia hyvissäajoin miten kuuleminen suoritetaan, esimerkiksi kutsutaanko asianomaisia hallituksen kokoukseen, pyydetäänkö kirjalliset selvitykset, vai jätetäänkö selvittämisen isännöitsijän harkinnan ja toiminnan varaan.

KANTELUN KÄSITTELYSTÄ HALLITUKSEN KOKOUKSESSA

Hallituksen kokouksen pöytäkirjaan on syytä kirjata mitä asiasta ko. kokouksessa päätettiin ja miten ja milloin asian käsittelyä päätettiin jatkaa. Kokouksen pöytäkirjasta, kyseisestä asiakohdasta, on hyvä toimittaa kopio kantelijalle sekä myös sille jonka toimintaa kantelu koskee.

Mikäli kantelu-asia on sellainen, että se voidaan tulkita taloyhtiötä koskettavaksi mutta että hallitus katsoo edes joiltain osin olevansa jäävi sen päättämiseen, on kantelu hyvä viedä seuraavan yhtiökokouksen päätettäväksi.

Mikäli hallitus päättää kantelu-asian siten, että sitä ei viedä yhtiökokouksen käsiteltäväksi, ja mikäli hallituksen tekemä päätös ei tyydytä kantelijaa, voi kantelija valittaa hallituksen päätöksestä. Valitus tulee toimittaa taloyhtiölle. Valituksen yhteydessä kantelija voi myös pyytää, että asia käsitellään yhtiökokouksessa.

KANTELUN KÄSITTELYSTÄ YHTIÖKOKOUKSESSA

Kantelu voidaan viedä yhtiökokouksen käsiteltäväksi ja päätettäväksi kun yhtiökokouskäsittely-pyyntöä koskevat lain ja yhtiöjärjestyksen kriteerit toteutuvat.

Epäselvissä tapauksissa hallituksen omana etuna on todennäköisesti viedä kantelu yhtiökokouksen päätettäväksi. Tällöin hallitus ja muu taloyhtiön johto varmistaa ainakin osin ´selustansa´ mikäli kanteluasiasta myöhemmin nousisi oikeuden kanne-käsittely.

Yhtiökokouksen käsiteltäväksi ei kannata viedä valmistelematonta kantelua vaan ainoastaan sellainen jota on huolella käsitelty ja selvitelty isännöitsijän ja hallituksen, sekä kantelevan tahon ja kantelua koskevien muiden osapuolten kesken, mutta joka näistä selvityksistä huolimatta on jäänyt olennaisilta osin riitaiseksi (eli kantelija jatkaa vielä yhtiön johdon vastineen saatuaan vaatimustensa vaatimista ja yhtiönjohdon painostamista kantelu-asiallaan).

Yhtiökokouksessa on hyvä päättää yhtiökokouksen, eli taloyhtiön korkeimman auktoriteetin, kanta ainakin seuraavista asioista:

• onko kantelu pätevä ja lainvoimainen eli täyttääkö se kantelua koskevat olennaiset kriteerit?
• onko taloyhtiö selkeästi velvollinen vastaamaan kanteluun ja millä tavoin?
• ilmeneekö kantelusta selkeästi että taloyhtiötä tai sen edustajaa, tai valtuutettua, tai taloyhtiön osakasta tai asukasta kohtaan on tapahtunut rike tai rikos joka olennaisesti ja yksiselitteisesti loukkaa ko. tahon oikeuksia?
• miten taloyhtiö jatkaa kantelun käsittelemistä: jatketaanko käsittelyä pelkästään isännöitsijän ja hallituksen voimin, vai tilataanko kantelun käsittely ulkopuoliselta asiantuntijalta, esim. lakimieheltä, tms? Jos käytetään ulkopuolista palvelua, asiantuntijaa tms, mitä tämä saa maksaa korkeintaan taloyhtiölle? Millä aikataululla kantelua käsitellään? Mitä lisäselvityksiä pyydetään ja keneltä? Jne.

Edellä mainitut asiat on hyvä esittää yhtiökokoukselle siten, että ne on jo käsitelty hallituksen kokouksessa ja että hallitus on niistä päättänyt mitä se yhtiökokoukselle esittää yhtiökokouksen päätökseksi.

Hallituksen esityksen tukena on hyvä olla esimerkiksi puolueettoman asiantuntijan (lakimiehen ja esim. kantelua koskevan erityisasiantuntijan) lausunto, josta käy ilmi heidän näkemyksensä tapahtumien tosiseikoista sekä suositus taloyhtiölle siitä miten kantelun käsittely kannattaa taloyhtiön puolelta hoitaa. Hyvä myös on, että ko. yhtiökokoukseen saapuu paikalle ulkopuolinen ja puolueeton asiantuntija, joka on tutustunut kanteluun ja pystyy kommentoimaan sitä koskevia oikeudellisia asioita.

Yhtiökokouksessa on hyvä päättää siten, että samalla varmistetaan yhtiökokouksen tahto ja näkemys siitä miten yhtiökokouksen päätös kirjataan sanatarkasti pöytäkirjaan.

YHTIÖKOKOUKSEN PÄÄTÖKSESTÄ VALITTAMINEN JA KANTELU-KÄSITTELYN JATKAMINEN

Mikäli kantelija tai taloyhtiön osakas ei ole tyytyväinen yhtiökokouksen päätökseen voi hän valittaa yhtiökokouksen päätöksestä. Yleensä valitusoikeus yhtiökokousten päätöksistä tulee voimaan eriävän mielipiteen ilmoittamisella. Kun valittaja on osallistunut ko. yhtiökokoukseen ja siellä ko. asiaa koskevaan päättämiseen, tulee valitusilmoitus eli eriävämielipide jättää tässä yhtiökokouksessa ja heti asiaa koskevan päätöksenteon jälkeen.

Yhtiökokouksen päätöksestä valittamista koskevat lakiasiat, osakkaanoikeudet tms, sekä hyvä käytäntö, on hyvä selvittää ja varmistaa hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta.

Myös yhtiökokoukseen osallistumattomalla ja jota kanteluasia koskee, saattaa olla oikeus valittaa yhtiökokouksen päätöksestä. Valittaminen tapahtuu tällöinkin erivän mielipiteen esittämisellä. Koska valittamisen hyvä tapa saattaa muuttua ajan ja lakien muuttumisen myötä kannattaa valittämistä koskevat oikeudelliset ja käytännön asiat tarkistaa valituksen laadinnan yhteydessä.

Mikäli taloyhtiö saa yhtiökokouksen jälkeen valituksen, so. eriävän mielipiteen, yhtiökokouksen päätöksestä on taloyhtiön johdon tämän jälkeen hyvä toimia seuraavasti:

• saattaa valitus kaikkien taloyhtiön johdon osapuolten tietoon
• päättää onko valitus pätevä ja lainvoimainen (Huom. yleensä oikeus esittää eriävämielipide yhtiökokouksen päätöksestä on vain kun tahto ilmoittaa eriävämielipide on ilmoitettu yhtiökokouksessa ja kun yhtiökokous on antanut luvan erivänmielipiteen jättämiselle)
• päättää antaako valitus aihetta erityisiin toimenpiteisiin vai jatketaanko ko. asian hoitoa nykyisellä tavalla ja olemassaolevin päätöksin
  • Hyvin laaditussa kirjallisessa erivässä mielipiteessä ilmenee selkeästi miten yhtiökokouksen päätös rikkoo osakkeenomistajan tai kantelu-asian muun osapuolen oikeuksia, ja mitkä ovat oikeusperusteet tälle tulkinnalle. (Oikeusperusteita ovat mm. laki, yhtiöjärjestys, yhtiökokouksen päätös, sekä taloyhtiön ja kantelun osapuolten keskeiset lainvoimaiset sopimukset.) Taloyhtiön johdon tulee erivästä mielipiteestä ymmärtää ovatko erivän mielipiteen väitteet oikeusasioiden osalta yksiselitteisesti päteviä ja perusteltuja, ja antavatko ne aihetta erityisiin toimenpiteisiin asian jatkokäsittelyn osalta.
• ilmoittaa valittajalle yhtiön johdon päätös miten se aikoo toimia saamansa valituksen suhteen

KANTELU-ASIAN KÄSITTELYN JATKAMINEN OIKEUDESSA

Mikäli kantelija tai kanteluasian yhtiökokoukspäätöksestä eriävän mielipiteen jättänyt ei ole tyytyväinen taloyhtiön johdon toimintaan asian käsittelyn osalta, voi hän nostaa asiastaan oikeuskanteen taloyhtiötä vastaan. Asian käsittely siirtyy tällöin oikeuslaitoksen johdettavaksi.

Useissa tapauksissa asiaa selvitellään ja sovitellaan vielä oikeudessa, ennen mahdollista oikeuden tuomiokäsittelyn aloittamista. Osapuolet siis saattavat sopia asian oikeuden esikäsittelyssäkin. Mikäli asia sovittaisiin näin, on tällaisesta sopimisesta hyvä laatia sopimus josta käy ilmi mm. asia, osapuolten vaatimukset, miten asia on sovittu, sekä onko osapuolilla oikeus (vai eikö ole) jatkaa asian oikeuskäsittelyä. Yleensä näissä sopimuksissa on lauseke jossa mainitaan, että "asian osapuolet luopuvat tällä sopimuksella kaikista muista asiaa koskevista vaatimuksistaan sekä oikeuksistaan jatkaa asian käsittelyä oikeudessa", tms. Tämä lauseke takaa sen, että asian riitely päättyy lopullisesti.

Mikäli asia ei tule sovituksi oikeuden esikäsittelystä siirtyy sen käsittely varsinaiseen oikeuden istuntoon ja se saa tässä prosessissa oikeuden päätöksen (tuomio).

Yleisenä käytäntönä suomalaisessa tuomioistuimessa (oikeudessa) on, että kanne-asian hävinnyt maksaa niin omat kuin vastapuolen oikeudenkäyntikulut. Lisäksi, mikäli oikeus on niin päättänyt, saattaa hävinnyt osapuoli olla velvoitettu suorittamaan muita vastapuolen vaatimia korvausvaatimuksia. Yleensä asian käsittely oikeudessa tulee hävinneelle kalliiksi. Syynä tähän on mm. juristien korkeat taksat sekä oikeuskäsittelyjen venyminen kun asioita joudutaan lisäselvittämään, tai kun niiden riitelyä jatketaan käräjäoikeutta ylemmissä tuomioistuimissa (hovioikeudessa, tai kenties korkeimmassa oikeudessa).

Näin ollen on selvää, että asioiden sopiminen muutoin kuin oikeudessa voi tulla edullisemmaksi kaikille osapuolille ja tapahtua nopeammin. Mutta, välttyäkseen asioiden ajautumisesta myöhemmin riitaisiksi ja oikeuden käsiteltäväksi, kannattaa sopiminenkin tehdä lakiasiantuntijoiden avulla, ja niin että sovitaan samalla miten toimitaan ja voidaan toimia jos erimielisyyttä myöhemmin ilmenee.

************

YLEISTÄ HALLITUKSEN JÄSENTEN VELVOLLISUUKSISTA JA SIITÄ MITÄ VOIDAAN PITÄÄ HYVÄNÄ HALLITUKSEN JÄSENEN TEHTÄVÄNHOITONA

Taloyhtiön hallituksen jäsenillä ei ole päivystysvelvollisuutta eikä suoranaista velvollisuutta muutenkaan ryhtyä ensisijaisena tahona hoitamaan:

• taloyhtiön kiinteistön hoitoon kuuluvia arkisia asioita: nämä kuuluvat ensisijaisesti huoltoyritykselle tai siivoojalle (huolto- ja siivoussopimuksessa sovitun mukaisesti)
• taloyhtiön hallintoon ja taloudenpitoon kuuluvia käytännön asioita: näiden hoitamisesta vastaa ensisijaisesti isännöitsijä (isännöintisopimuksessa sovitun mukaisesti)
• asukkaan henkilökohtaisen sopimis- ja sopimusvastuunalaisia asioita ko. asukkaan puolesta

Yleiseen hyvään tapaan kuitenkin kuuluu, että saadessaan tietää asukasta, asukkaan oikeuksia tai taloyhtiötä koskevasta epäkohdasta, hallituksen jäsen viipymättä:

• ottaa ainakin alustavasti selvää minkä laatuinen epäkohta on kyseessä ja ketä/mitä se koskettaa
• arvioi mitä välitöntä haittaa ko. epäkohdasta voi seurata ja kenelle
• arvioi kenen vastuulle ko. asian hoitaminen normaalisti kuuluu (isännöitsijälle/huoltomiehelle/siivoojalle/asukkaalle/poliisille/palokunnalle/suojelupäälikölle/jne)
• ottaa selvää kuka tekee asiaa koskevan vika-/häiriöilmoituksen, kenelle ja mihin mennessä sekä varmistaa asian myöhemmin
• tekee itse vika- /häiriöilmoituksen mikäli asianomainen ei syystä tai toisesta sitä pystyisi tekemään
• erityistä kiireellisyyttä vaativissa tilanteissa tai muuten tarvittaessa auttaa itse asian korjaamisessa niiltä osin kuin on mahdollista omaa turvallisuuttaan unohtamatta (esim. kun on ilmeistä, että asian korjaamatta jättäminen tai sen viivyttäminen aiheuttaisi todennäköisesti olennaista vahinkoa taloyhtiölle tai sen asukkaalle).
• seuraa asian korjaantumista ja ilmoittaa tässä ilmenevistä puutteista asian hoitamisesta vastuulliselle taholle

Hallituksen jäsenen oman toiminnan kannalta olennaista on ottaa huomioon, että asiat jotka ovat mm. kiinteistönhoidon sopimuksin sovittu ulkopuolisen palveluntarjoajan (huoltoyrityksen, siivoojan/siivousyrityksen, isännöintiyrityksen) tehtäväksi on syytä myös jättää ko. tahon tehtäväksi ja kun epäkohta-asia ei ole sellainen, että se aiheuttaisi välitöntä vaaraa tai vahinkoa kenellekään.

• Pääsääntöisesti ei ole tarkoituksenmukaista, että hallituksen jäsen (esim. pelkästä omasta hyvästä eleestään) työllistää itsensä tehtävillä joiden hoitamisesta on sopimusperusteisesti sovittu ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa, joka myös usein on vastuussa toteutuksen lopputuloksista tai ainakin niiden seuraamisesta. Esimerkiksi kiinteistössä olevan pienenkin puutteen - josta ei ole välitöntä varaa kenellekään - korjaaminen (esimerkiksi vaikka irronneen aitalaudan naulaaminen paikalleen) kannattaa jättää huoltoyritykselle, joka jokatapauksessa joutuu olemaan tietoinen ko. korjauksesta, seuraamaan sen kestoa ja arvioimaan korjatun kohdan osuutta siinä kokonaisuudessa mihin se liittyy.